Főoldal / Tudástár / Konzultáció

Konzultáció



"Társaságunk a könyvvizsgálati dokumentációkat elektronikus (WORD, EXCEL, PDF) formában őrzi. A papír alapú dokumentációkat is beszkenneljük és az eredeti papír alapú dokumentációt megsemmisítjük, az alábbiak kivételével: - eredeti, aláírt éves beszámoló és üzleti jelentés, - eredeti, aláírt teljességi nyilatkozat, - eredeti, aláírt határozat a beszámoló elfogadásáról. Az MKVK különböző rendezvényein különböző "listák" hangzanak el arról, hogy mi az, ami meg kell, hogy legyen nálunk papír alapon is, pl. a társaság eredeti (!) készletleltára, a vevői-szállítói egyenlegközlők, stb.

Mik azok a dokumentumok, amiket eredeti példányban, papír alapon is meg kell őriznünk? Kérem, sorolják fel őket, esetleg a honlapon is közzé lehetne tenni, mert ha jól tudom, erre jelenleg nincs egységes előírás, vagy ha van ilyen előírás, akkor kérem, adják meg annak a forrását. (Nem azt kérem felsorolni, hogy mit kell megőrizni, hanem azt, hogy mit kell eredeti, papír formában megőrizni, mely dokumentumokra nem elég, ha csak szkennelt, PDF formában vannak meg.)

A kérdező által jónak ítélt válasz, megoldás, beleértve a kérdező által lényegesnek ítélt törvényi hivatkozásokat, felhasznált szakirodalmi anyagokat.

Megítélésem szerint elegendő a beszámolót (+ az üzleti jelentést), a teljességi nyilatkozatot és a határozatot megőrizni eredeti, papír alapú példányban, bár szerintem ezek a dokumentumok sem veszítenének a hitelességükből akkor sem, ha nem papíron, hanem szkennelve, PDF formátumban őriznénk meg őket."

2017. március

A dokumentálás fizikai megjelenési formájával kapcsolatban feltett kérdéseire igyekszem lényegre törően válaszolni. (Több könyvvizsgálati standard tartalmaz dokumentáláshoz kapcsolódó követelményeket, amelyeket egymással összefüggésben kell értelmezni, de ezek mindegyikére itt most nem tudok kitérni).

Azt bizonyára tudja, hogy a könyvvizsgálati dokumentációval kapcsolatos részletes követelmények az ISA 230-as nemzetközi könyvvizsgálati standardban, valamint az ISQC 1 nemzetközi minőségellenőrzési standardban találhatók. Az ISA 230-as standard függeléke pedig felsorolást tartalmaz azokról a standardokról, amelyek további követelményeket fogalmaznak meg a dokumentálásról.

A kérdéseire ezekben a standardokban elég részletes válaszok találhatók, amelyek közül (terjedelmi okokból) itt most csak a legfontosabbakat foglalnám össze:

1. A könyvvizsgálati dokumentáció rögzíthető papíron, vagy elektronikus vagy más adathordozói közegen. (ISA 230. A3) Ebből következően nincs megkötés arra nézve, hogy a csak elektronikus formában tárolt könyvvizsgálati dokumentáció nem elfogadható.

2. Az eredetileg papíron lévő dokumentáció elektronikusan bescannelhető és betehető a megbízási dossziékba. Ilyen esetekben a könyvvizsgálónak/könyvvizsgáló társaságnak a dokumentáció integritásának, hozzáférhetőségének és visszakereshetőségének megőrzése céljából megfelelő belső politikákat és eljárásokat kell kialakítania. Ez többek között tartalmazhat olyan előírást, hogy:
- olyan szkennelt másolatokat készítsenek, amely az eredetileg papíron lévő dokumentáció teljes tartalmát tükrözi, beleértve a kézzel írt aláírásokat, kereszthivatkozásokat és értelmező jegyzeteket is. (ISQC 1.A59)
- milyen belső eljárásokkal kell lehetővé tenni a megbízás dokumentációjának visszakeresését és az ahhoz való hozzáférést a megőrzési időszakban, különösen az elektronikus dokumentáció esetében, mivel a mögöttes technológiát időről időre frissíthetik vagy módosíthatják.
A minőségellenőrzési standard tehát utal arra (más helyütt is), hogy elektronikus dokumentáció esetén részletes belső politikákat és eljárásokat kell kialakítani arra, hogy miként biztosítják a dokumentáció teljességét, az eredetivel való megegyezőségét (hitelességét), integritását (sérthetetlenségét), manipulálásának, illetve illetéktelen személyek hozzáférésének a kizárását, az előírt megőrzési időtartam alatti visszakereshetőségét stb.

3. Nincs olyan „dokumentum lista”, amelyről említést tett. A kamara nem adott ki ilyet sem mostanában, sem korábban. A kamarai minőségellenőrzési eljárás során a minőségellenőrök sem követelnek (nem követelhetnek) az ellenőrzött könyvvizsgálótól olyat, ami túlmutatna a könyvvizsgálati standardok követelményein.

4. Ami még mérlegelendő szempont lehet, hogy az alapvető fontosságú könyvvizsgálati dokumentáció hitelessége, eredetének bizonyíthatósága egyes vélemények szerint „magasabb fokú” lehet az eredetiben aláírt, papír alapú dokumentáció esetében, mint egy bescannelt dokumentum esetén. Minden eshetőségre felkészülve, egyesek célszerűnek tarthatják ezért a legfontosabbnak ítélt dokumentációt (és itt most a vizsgált ügyféltől kapott, az ügyfél által készített és aláírt dokumentumokra gondolok elsősorban) papír alapon is megőrizni. Ebben a kérdésben a könyvvizsgáló/könyvvizsgáló társaság saját maga hozhat döntést. Ha így döntenek, akkor ezt a döntést is a belső szabályzatban kell rögzíteni, azzal együtt, hogy a könyvvizsgáló vagy könyvvizsgáló társaság mely dokumentumokat tekinti ilyen fontos, papír alapon is megőrizendő dokumentumoknak. A kérdésben felsorolt dokumentumok véleményem szerint ilyenek lehetnek.

5. A kérdésre adandó válasz szempontjából, véleményem szerint, fontos és általános jelentőséggel bírnak még az ISA 500 Könyvvizsgálati bizonyítékok című standardban található előírások. A standard A18 és A31 bekezdéseiben (lentebb idéztem ezeket) egyértelmű kijelentések vannak arról, hogy a könyvvizsgálati bizonyítékok (így a külső felektől érkezett megerősítések, visszaigazolók is) lehetnek papíron, elektronikus vagy más adathordozón. Ez a standard iránymutatást tartalmaz az elegendő és megfelelő könyvvizsgálati bizonyítékok jellegéről, megszerzésének módjáról, a megszerzett bizonyítékok lehetséges formájáról, illetve bizonyító erejük mértékéről. Ebből a standardból is azt lehet megállapítani, hogy alapvető követelmény az elegendő és megfelelő könyvvizsgálati bizonyíték megszerzése, azonban a bizonyítékok fizikai megjelenési formájára (papír, elektronikus vagy más adathordozó) alternatív lehetőségek léteznek, amelyek mindegyike elfogadott a standardok értelmében.

A válasz megírásához figyelembe vett legfontosabb standard előírások:

- ISA 230.A23. Az 1. témaszámú nemzetközi minőségellenőrzési standard (vagy a legalább ilyen magas követelményeket támasztó nemzeti követelmények) szerint a társaságoknak ki kell alakítaniuk a megbízási dokumentáció megőrzésétre vonatkozó politikát és eljárásokat.16 Könyvvizsgálati megbízásokra vonatkozóan a megőrzési időszak rendszerint a könyvvizsgálói jelentés, vagy, ha az későbbi, a csoportra vonatkozó könyvvizsgálói jelentés dátumától számított legalább öt év.

- ISA 230.A3. Könyvvizsgálati dokumentáció rögzíthető papíron, vagy elektronikus vagy más adathordozói közegen. Példák könyvvizsgálati dokumentációra:
könyvvizsgálati programok
elemzések
kérdések feljegyzései
jelentős kérdések összefoglalói
megerősítő levelek és teljességi nyilatkozatok
ellenőrzőlisták

a jelentős kérdésekre vonatkozó levelezés (beleértve az e-mailt).

- ISQC 1.46, A57-59 szakaszok

- ISA 500.A18. (Külső megerősítés ) A külső megerősítés egy harmadik fél (a megerősítő fél) által a könyvvizsgálónak papíron, elektronikus vagy egyéb adathordozón adott, közvetlen írásbeli válaszként megszerzett könyvvizsgálati bizonyíték.
- ISA 500.A31. …”A dokumentumok formájában létező könyvvizsgálati bizonyíték, legyen az papíron, elektronikus vagy más adathordozón, megbízhatóbb, mint a szóban megszerzett bizonyíték…”
 

Címkék: Könyvvizsgálat500ISQCDokumentálás