Főoldal / Tudástár / Konzultáció

Konzultáció



"Egyre több ügyfelünknél külföldi (vagy Magyarország másik felén lakó) az ügyvezető, aki – a ritkán előforduló személyes jelenlét mellett – többnyire elektronikus úton (telefon, e-mail, konferenciabeszélgetés, stb.) tartja a kapcsolatot az általa vezetett társasággal. Ilyenkor azokat a dokumentumokat, amikre az ügyvezető aláírása szükséges (pl. éves beszámoló, üzleti jelentés, teljességi nyilatkozat, stb.), az ügyvezető megkapja, aláírja, majd a társaság az aláírt példányt beszkenneli és mi e-mailen kapjuk meg a társaságtól a beszkennelt dokumentumokat, majd - ha ragaszkodunk hozzá, akkor - eredeti példányban, papír alapon (postai úton) is elküldik nekünk.

Kérdés
Kell-e ragaszkodnunk hozzá, hogy az ügyvezető által aláírt fenti dokumentumokat eredeti, papír alapú példányban is megkapjuk, vagy elegendő az elektronikus úton megkapott dokumentum (szükség esetén kinyomtatva, ha mindenáron papíron szeretnénk látni őket)?

A kérdező által jónak ítélt válasz, megoldás, beleértve a kérdező által lényegesnek ítélt törvényi hivatkozásokat, felhasznált szakirodalmi anyagokat.
Mivel tudomásom szerint már a Ptk. is elismeri az elektronikus úton (pl. faxon) történő szerződéskötést is, nem látom akadályát annak, hogy elfogadjuk az aláírt és részünkre szkennelve elküldött dokumentumot. Annál is inkább, mivel közzétenni is aláírás nélkül kell a beszámolót. Ha az aláírás nélkül közzétett dokumentum is elfogadott és hiteles, akkor egy aláírt és szkennelt dokumentum is elfogadható kell, hogy legyen."

2018. július

A kérdésre a választ, véleményem szerint is, a Ptk. előírások alapján lehet megtalálni. Az Ön által felhozott érvekre azonban ilyen formán nem hagyatkoznék, mert az, hogy a beszámoló közzétételére milyen szabályok vonatkoznak, azt ebből a szempontból kevésbé érzem relevánsnak.
A Ptk.VI. könyvében a 6:7. § [Írásbeli alakhoz kötött jognyilatkozat] szabályait lehet és kell alapul venni és alkalmazni az aláírt beszámoló esetében is. Ennek alapján, a jogértelmezés szerint, ha egy nyilatkozattételre írásbeliség van előírva, akkor, ha bármely írásba foglalt formából (dokumentumból, levélből, e-mailből stb.) meg lehet állapítani, hogy ki adta a nyilatkozatot és miről (azaz mi a nyilatkozat tartalma), akkor az ilyen nyilatkozat megfelel az írásbeliség kritériumának. Azt kell tudni bizonyítani, hogy kitől és mikor érkezett és mi a tartalma a nyilatkozatnak. E-mail levél esetén például fontos lenne, hogy a nyilatkozatot tevő személy e-mail címéről érkezzen a levél, amelyből kideríthető, hogy egyetért vagy nem ért egyet, vagy mi az álláspontja a levélben tárgyalt témáról, jelen esetben a vizsgált éves beszámolóról.
A kérdés szerinti konkrét esetben, ha az aláírt és bescannelt beszámolót küldik meg e-mailben a könyvvizsgálónak, akkor célszerű lenne azt kérni az ügyféltől, hogy annak a felelős vezetőnek az e-mail címéről érkezzen a bescannelt beszámolót tartalmazó e-mail, aki a beszámolót aláírta. Ilyen részletekbe menő előírást ugyan a Ptk. nem tartalmaz, de ez a módszer meggyőzőbb lehetne az aláírt beszámoló tekintetében nemcsak annak a ténynek az igazolására, hogy a beszámolót aláírták, hanem arra is erősebb bizonyítékot szolgáltatna, hogy nem történt visszaélés, azaz nem más személy írta alá a beszámolót a felelős vezető helyett. Célszerű továbbá, ha a könyvvizsgáló azt az e-mailt, amelyben a beszámolóról a felelős vezető egyetértő nyilatkozatot tett, elmenti a könyvvizsgálati dokumentációjába az elektronikus úton megkapott beszámolóval együtt.
A könyvvizsgálati standardok felől megvizsgálva a kérdést, az ISA 230. témaszámú Könyvvizsgálati dokumentáció című könyvvizsgálati standardból nem lehet kiolvasni, hogy kötelező lenne az eredeti, kézzel aláírt beszámolót begyűjteni a könyvvizsgálat során. A standard úgy fogalmaz, hogy „Könyvvizsgálati dosszié – egy vagy több mappa vagy más tároló közeg fizikai vagy elektronikus formában, amely egy konkrét megbízásra vonatkozó könyvvizsgálati dokumentáció nyilvántartásait tartalmazza.” A standard felől nézve tehát nincs olyan konkrét követelmény, amely tételesen előírná, hogy bizonyos dokumentumokat csak papír alapon lehet befogadni és tárolni. Ezért is gondolom azt, hogy elsősorban a helyi jogi szabályozás felől kell ehhez a kérdéshez közelíteni, és annak kell érvényt szerezni. De azért az általánosságban elmondható, hogy mindenképpen körültekintőbben kell a könyvvizsgálónak eljárnia olyan esetben, ha elektronikus úton jut el hozzá a vezetés által aláírt beszámoló vagy a vezetés nyilatkozatát tartalmazó más jelentős könyvvizsgálati bizonyíték, mintha a szokásos módon, papír alapon eredeti aláírással ellátva kapta volna meg ezeket a könyvvizsgáló. A könyvvizsgálati standardok értelmében ugyanis meggyőző bizonyítékokat kell szerezni, amivel kapcsolatban a szakmai szkepticizmus követelményeit is szem előtt kell tartani.
Úgy gondolom, hogy csak azért, hogy papíron is meglegyen, nem szükséges és nincs értelme kinyomtatni az elektronikus úton érkezett beszámolót, hiszen a könyvvizsgálati dokumentáció elektronikus formában való összeállítása a könyvvizsgálati standardok értelmében elfogadott és megengedett, az éves beszámoló pedig a könyvvizsgálati dokumentáció részét képező dokumentum. Természetesen gondoskodni kell arról, hogy a dokumentáció kötelező megőrzési időtartamán belül a teljes könyvvizsgálati dokumentáció, így az éves beszámoló is bármikor hozzáférhető legyen akár papír alapon, akár elektronikus formában tárolják ezeket.
 

Címkék: Konzultációs szolgálatBeszámoló készítésBeszámoló közzététele (jóváhagyás)